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使用 Excel 进行数据分析占据了职场人士很多的工作时间。而在使用 Excel 的过程中，很多人摸不着头脑：

“我该做哪些操作才能完成数据分析？”Excel 提供了大量功能，但你不需要每一个都去学习，知识只要够用就可以了。要让 Excel 来成就你，而不是你去迁就 Excel。

一、你需要的是一目了然的数据

对成千上万行的数据进行分析，首先要做的就是让数据一目了然。

1、使用降序提高数据的“易读性”

在工作中，经常需要对数据进行排序，以便让杂乱无章的数据规则排列。当数据为数字时，例如金额、数量和年龄等，因为工作中通常都关心最大的数值，所以绝大部分的情况是将数字从大到小排序，也就是降序排列。

在本文案例中，需要对成本进行降序排列。首先，单击需要排序的列名“成本”，然后在“数据”选项卡中单击

按钮。

此时整张表格的数据都按照成本进行降序排列。

如果需要排序的数据是中文，例如性别、产品名称或者人名时，Excel 会根据中文拼音进行排序。而且根据习惯，大部分情况都是升序排列。例如将本文案例按照区域进行升序排列，得到的结果如下图所示。

Excel 会按照拼音首字母的升序进行排列。可“上海”和“深圳”都是“S”开头，Excel 会怎么排序呢？当第一个字母都是“S”时，Excel 会比较第二个字母，如果第二个字母相同，会比较第三个字母，以此类推，直到字母不同为止。

2、按照公司的规定进行排序

在实际工作中，数据不一定都按照升序或降序来进行排序。例如在案例中，公司的重点区域为北京，然后是上海、广州、深圳和武汉，希望在数据进行排序时，北京第一、上海第二、广州第三、深圳第四、武汉第五，而这种排序既不属于升序，也不属于降序。如何让 Excel 实现自定义排序呢？

首先，单击区域，找到“数据”选项卡，单击“排序”按钮。

打开“次序”的下拉菜单，找到“自定义序列”。

“自定义序列”可以让 Excel 根据你的意愿对数据进行排序。在“输入序列”对话框中依次输入“北京、上海、广州、深圳、武汉”，并用换行来隔开。输入完成后，单击右侧的“添加”按钮，然后单击“确定”按钮。

由于“北京、上海、广州、深圳、武汉”这个顺序是公司规定的，会经常使用，难道每次制作文件都需要重新制作一次“自定义序列”吗？并不用。Excel 将会把这个序列保存到默认文件中，这就意味着在本台电脑中，打开任何 Excel 表，都可以直接选择该排序方式，不需要重复输入了。

3、复杂的数据排序才能凸显你的专业

在本文案例中，由于数据较为复杂，当需要先按照区域进行排序，然后再按照类别进行排序时，该如何做呢？

此时需要将此表先按照“区域”进行排序，在每个相同的区域中，再按照“类别”进行排序。

首先单击表格数据的任意位置，单击数据选项卡中的“排序”按钮。

通过单击“添加条件”按钮来新增一个排序条件，在“次要关键字”处选择“类别”，然后单击“确定”按钮。

有两个排序条件时，Excel 是如何进行排序的呢？此时就像把所有数据先按照“区域”分成 5 组，将这 5 组按照顺序排列。

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7月29号更新

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一、茫茫数据中如何寻找你要的那个“它”

要在一本 200 页的书中找到某个数据，需要花费大量的精力，但如果是在Excel 表中要找到某个数据，一般通过查找功能就可以快速定位。可如果条件特殊时，就不那么容易了。例如需要从一堆数据中找到所有的利润项目、在上千名员工中找到职级为“科员”的所有人或在数百条产品信息中找到数量大于 500 的数据等。

1、使用“筛选”快速找到自己需要的数据

想快速寻找到满足自己需要的数据，可以使用 Excel 的筛选功能来代替肉眼查找。例如本书案例中，需要筛选出所有在北京区域销售的产品。

单击数据表中的任意单元格，再单击“数据”选项卡中的“筛选”按钮。

此时整个表格第一行的每个单元格都会出现一个小三角按钮，单击“区域”的小三角按钮，在多个选项中，先单击“全选”复选框，将所有的选项去除，然后再单击“北京”复选框，最终单击“确定”按钮。

查看数据，此时所有的数据都是“北京”的信息。而仔细查看左侧的行号“1,2,3”等，为什么所有的数字都变成了蓝色？

“筛选”功能，实际上使用的是将行隐藏的方法，将不满足条件的行进行了隐藏。旁边的行标题变成了蓝色，是 Excel 在提醒你“当前看到的数据是筛选后的数据，还有很多数据被隐藏”，防止你把一些重要数据给遗漏了。

2、选择数量大于 500 的数据

在上一操作中，使用“筛选”按钮来筛选“北京”的数据非常方便，但如果要在案例中选择“产品数量 >500”的数据该怎么办呢？

单击“数量”右侧的小三角按钮，在打开的窗口中可以看到许多数字从小到大排列，难道需要手动一个个去掉小于 500 的产品吗？不用！

我们可以单击“数字筛选”命令，选择“大于”命令，在弹出的对话框中输入500，就可以找到“产品数量 >500”的数据了。

为什么会有“数字筛选”按钮呢？ Excel 侦测到“数量”这一列的数据都是数字类型时，就会在筛选功能中添加“数字筛选”按钮。它可以对数字进行“大于”“小于”或“介于”的常用比较，还可以满足筛选产品销售金额的“前 10 项” “高于平均值”和 “低于平均值”的个性化要求。在“自定义筛选”里，还可以筛选“开头是”或“开头不是”的数据，用于寻找特殊的姓名或产品编号。此外，还可以使用“结尾是”“结尾不是”“包含”“不包含”等特殊条件。

筛选中的小陷阱

仔细查看上一操作的结果，你发现什么问题了吗？

你所做的操作是筛选“数量 >500”的数据，为什么结果都是“北京”？Excel 出错了吗？其实是在之前的一个操作中，我们筛选出了“北京”，而现在筛选“数量大于 500”的数据是在“北京”这个条件之上完成的，也就是在区域为“北京”的数据中找“数量大于 500”的数据。

这也就意味着，Excel 每次执行筛选，都不是从原表数据中操作，而是建立在前一次筛选结果之上。

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如何能够在原表数据中进行数据筛选呢？这就需要在每次筛选前，都清除前一次的筛选结果。

可以通过单击“数据”选项卡中的“清除”按钮来实现。

当单击“清除”按钮后，左侧的行标题从蓝色变回了黑色，也就意味着数据回到了最初的全部数据状态。此时再进行“数量 >500”的筛选，就可以得到准确的数据了。

3、按时间筛选下半年的产品

工作中经常碰到的数据，除了数字类型之外，日期是最为常见的了。我们通常需要找到某个时间段内的数据，例如本书案例中，需要找到所有下半年的产品。

首先，要避开筛选中的小陷阱，所以先要把筛选结果清除掉。然后单击“订购日期”右侧的小三角按钮，此时 Excel 侦测到本列为日期格式，所以出现了 “日期筛选”命令。单击“日期筛选”命令后，再单击“介于”命令。

在文本框中分别输入“2020/7/1”和“2020/12/31”，也可以单击右侧的 按钮，在日期选择器中，通过鼠标单击来选择日期，最终单击“确定”按钮。

Excel 提供了各种与日期相关的筛选方式，包括“天”“周” “月” “季度” “年”等常见单位，还提供了各种定制化的筛选要求，足够满足我们日常工作所需。

4、筛选出不同项给上司过目

在实际工作中，常常需要统计数据表中有多少个不同项。就像在本书案例中，需要在原表的 588 条数据中找到本公司共有多少种类的产品。该如何操作呢？

也许有经验的人士会点开“类别”列的筛选按钮，这样就能看到所有的数据了，但是这些数据无法复制。

如何能够筛选出“类别”的不同项，而且可以复制呢？

首先清除上一操作的筛选结果，然后单击“数据”选项卡中的“高级”按钮。

在弹出的对话框中，单击“列表区域”文本框，选择数据表中的“C 列”，勾选“不重复的记录”复选框，并单击“确定”按钮。

“列表区域”文本框所填入的信息就是你告诉Excel “那个数据需要找不同项”。Excel 会将 C 列，也就是“类别”中的不同项筛选出来。

需要注意的是，在筛选结果中罗列了不同的类别，但其他数据没有实际意义。

复制筛选结果没那么容易

上一操作将本案例数据中“类别”的所有不同项筛选出来了，现在要将其记录下来，通过复制的方式保存到 H1 单元格。

奇怪，明明复制了 6 个单元格，为什么粘贴后的结果只有 2 个呢？

这是因为筛选利用的是“隐藏”的操作，表格第 3~15 行被隐藏了，而复制的结果保存在 H1:H6，所以部分数据无法显示。

此时需将隐藏的行显示出来，也就是将筛选结果“清除”，即可看到所有的类别不同项。